Aziende completamente chiuse, imprese a mezzo regime, con la produzione parzialmente attiva e l’attività degli uffici svolta da casa, realtà totalmente in smartworking. La pandemia ha creato tre principali scenari, tutti accomunati da un aspetto: l’interruzione dell’ordinario flusso di informazioni tra azienda e dipendenti. In alcuni casi, il black-out è stato improvviso e totale, in altre l’impatto è stato più modesto. In un momento di grande incertezza sul futuro dell’economia, l’assenza di continuità nei contatti con l’azienda ha provocato preoccupazione e disorientamento tra i lavoratori. Quanto avvenuto con l’emergenza Covid segna la strada di come comunicare con i dipendenti nel corso di una crisi.
Durante un momento critico è sempre necessario ripristinare il flusso di notizie, potenziarlo con strumenti nuovi oppure riorientarlo con contenuti adatti al periodo. Come? Quando il distanziamento è imposto, la tecnologia arriva in aiuto. E la newsletter aziendale è un’ottimo strumento di comunicazione interna per l’impresa, soprattutto nel corso dei momenti di crisi.
La newsletter e tutti i vantaggi
Tra gli strumenti a disposizione delle aziende, la newsletter risulta particolarmente adatta alla comunicazione di questo periodo, perché raggiunge tutti i dipendenti in un solo click. Non c’è alcuna dispersione delle informazioni, che sono, dunque, alla portata di tutti. I destinatari non dovranno compiere alcuna azione, potendo consultare la mail da smartphone o da pc. Al di là di questi aspetti tecnici, la newsletter creare un filo diretto con ogni lavoratore, inviando notizie e aggiornamenti, mantenendo continuità e un rapporto aperto, anche a distanza. Nella newsletter interna l’impresa trova in un unico strumento, rapido da implementare, flessibile e semplice da gestire, oltre che economicamente sostenibile, la risposta a diverse necessità, nel segno di due importanti valori: la trasparenza e la condivisione.
Nella normale attività di comunicazione interna all’organizzazione, sono molti i vantaggi dell’impiego della newsletter nella comunicazione interna.
La newsletter:
- Migliora il clima aziendale
- Rafforza il senso di appartenenza dei dipendenti
- Valorizza la cultura d’impresa
- Aiuta le persone a sentirsi parte dell’organizzazione
- Abbatte le barriere tra diversi settori, soprattutto nelle aziende più strutturate
In un momento di crisi, invece, la newsletter:
- Diffonde informazioni utili e aggiorna costantemente i dipendenti su ogni novità
- Infonde sicurezza e fiducia
- Riduce il senso di isolamento
- Dà voce ai dipendenti
- Accresce il coinvolgimento dei dipendenti
- Crea le premesse per il ritorno in azienda
Quali contenuti diffondere
La newsletter dovrà dare una risposta alle domande dei dipendenti e informazioni considerate utili dai lavoratori, come ad esempio:
- Notizie riguardanti il futuro dell’azienda e della ripresa delle attività
- Iniziative adottate dall’azienda a sostegno dei dipendenti
- Comportamenti da adottare in azienda nel rispetto della normativa per le imprese operative
- Buone pratiche da adottare dai dipendenti in smart working
- Possibilità di accedere agli ammortizzatori sociali, tempi e modalità di erogazione
La newsletter non è solamente uno strumento per diffondere informazioni, è utile anche per raccogliere opinioni e domande, preoccupazioni e timori. Stimolando l’interazione, dissipando i dubbi, prendere l’impegno di fornire risposte, anche in questo momento, il dipendente sentirà di far parte dell’azienda perché anche la sua voce viene ascoltata.
Come strutturare la newsletter aziendale
In un periodo di discontinuità come questo è importante dare una periodicità nella comunicazione interna. La continuità nelle relazioni, con l’invio per esempio settimanale o bisettimanale della mail, contribuirà a rassicurare i dipendenti, soprattutto nei casi delle attività che hanno dovuto interrompere completamente la produzione. Eventuali comunicazioni urgenti potranno essere oggetto di ulteriori invii.
La newsletter potrà contenere:
- Testi completi o anteprime di testi pubblicati sul sito aziendale (ad esempio, comunicazioni dell’azienda)
- Link a siti internet con notizie e informazioni importanti (ed esempio, articoli di giornali sulle ultime normative)
- Fotografie e infografiche (ad esempio, il decalogo del Ministero della Salute)
- Video e animazioni utili (es. i filmati dell’Organizzazione mondiale della sanità.
La newsletter potrà essere impiegata anche per commentare decreti e circolari, superando i tecnicismi del documento originale e adottando un registro più immediato. La scelta del tono di voce, ossia il registro linguistico secondo cui scrivere i testi, sarà fondamentale per rafforzare, attraverso l’utilizzo di uno stesso “linguaggio”, un rapporto solido.
Strumenti per la newsletter aziendale
Sono disponibili online diversi servizi di automatizzazione, come MailChimp o MailUp. MailChimp permette di creare email dal design professionale e customizzabile, di caricare liste di contatti e segmentarle. La versione gratuita consente l’invio di 12.000 email verso 2.000 diversi contatti al mese. Ha anche una versione Pro con ulteriori funzionalità. MaiUp è un tool più tecnico ed è a pagamento, ma con un numero di destinatari illimitato.
